Notre offre conseil

La richesse fonctionnelle de l’offre Microsoft 365 soulève de nombreuses interrogations pour les organisations publiques et privées : 

  • Comment relever les nouveaux défis en matière de productivité ?
  • Quelles stratégies d’automatisation des processus entre utilisateurs et contenus ?
  • Comment faire face à la prolifération des outils ?
  • Comment tirer le maximum de valeur des nouveautés de l’offre Microsoft 365 ?
  • Comment simplifier les usages pour les collaborateurs ?
  • Comment obtenir une réelle valeur d’usage avec Microsoft 365 ?

Initiatives fondatrices

Pour y répondre et ainsi assurer l’adoption, la cohérence et la pérennité de la plate-forme, des initiatives fondatrices doivent être lancées. En nous appuyant largement sur notre expérience du terrain, nous vous proposons un ensemble d’ateliers à la carte permettant de découvrir le champ des possibles ainsi que les bonnes pratiques à intégrer.

La démarche proposée vise à établir une feuille de route de déploiement des usages sur Microsoft 365 qui va tenir compte :

  • de la maturité des utilisateurs
  • de la montée en compétence progressive des équipes techniques
  • des ressources mobilisables
  • et des priorités fixées par les décideurs

Cela permet de suivre ensuite un plan précis afin d’éviter de se lancer dans de trop nombreuses directions.

Gouvernance Teams et SharePoint

Comment faire face à la prolifération des Teams ?
Comment simplifier les usages Teams pour les collaborateurs ?
Comment conserver la maîtrise sur les contenus ?

Pour répondre aux enjeux de la gouvernance, nous vous proposons une démarche outillée incluant notamment :

  • L’audit préalable permettant de dresser l’inventaire des Teams/SharePoint incluant les partages, les ruptures de permissions, les statistiques etc…
  • L’identification des différents cas d’usage des équipes Teams
  • La mise au point d’un ensemble de pratiques, règles et codifications qui permet une
    utilisation rationnelle et optimale de Teams
  • La création de modèles Teams industrialisables (projets, équipes, groupes de travail, …)
  • Au sein de Teams, la mise en place d’une interface exposant le catalogue des Teams permettant de simplifier les usages et la recherche
Lors des ateliers, le consultant SoSP s’appuie sur la boîte à outils SoSP.goTeams qui permet notamment de concevoir des modèles Teams incluant un plan de classement GED et un dispositif d’héritage des métadonnées.

Étude d'opportunité GED avec SharePoint et Teams

Ces dernières années, la digitalisation des métiers a entraîné des changements majeurs dans la gestion des documents. A tous les niveaux, les organisations ont besoin de stocker et d’échanger de plus en plus de documents numérisés.

Notre approche fondée sur les usages et notre retour d’expérience des pratiques collaboratives et documentaires nous permettent de vous proposer :

  • Une vision de l’organisation GED permettant de gérer le cycle de vie du document
  • Des préconisations concernant la gouvernance fonctionnelle générale et l’ergonomie
  • Des conseils quant aux évolutions possibles en termes d’usages

Il s’agit de déterminer ce que sera l’organisation documentaire de demain, en termes de gouvernance, de classement, de conformité, de collaboration interne et externe permettant de sécuriser le déploiement opérationnel de la GED dans les métiers.

Modern Workplace

Comment combiner la puissance de l’intranet intelligent de SharePoint aux outils de conversation et de collaboration de Microsoft Teams ?

Pour y parvenir, nous vous proposons une démarche par étapes : 

  • Prise en compte du contexte, des enjeux et des objectifs
  • Présentation des possibilités et bonnes pratiques en matière de Modern Workplace avec Microsoft 365
  • Identification des priorités, risques et critères du succès
  • Mise au point d’une maquette 
  • Conception macro de l’architecture cible

Lors des ateliers, nous gardons à l’esprit les principaux objectifs visés par nos clients : 

  • Centraliser et ainsi faciliter l’accès aux contenus et services
  • Développer la transversalité dans les échanges
  • Faciliter et renforcer le travail collaboratif
  • Renforcer la culture collective
  • Valoriser les expertises internes

Il s’agit principalement d’élaborer une feuille de route chiffrée pour le déploiement d’une Modern Workplace.

Étude de faisabilité et preuve de concept

Avec la Power Platform combinée aux produits et technologies SharePoint, de nombreuses opportunités apparaissent en matière de digitalisations des processus métiers. Teams augmente encore le champ des possibles tout en offrant une interface utilisateur fluide et largement extensible. 

Sur une autre thématique, AI Builder et SharePoint Syntex de Microsoft 365 offrent une boîte à outils d’automatisation de documents vous permettant de mettre en œuvre une solution de traitement de documents riche et robuste. L’équipe SoSP dispose également de son propre moteur “RoboDoc” pour la lecture, l’extraction de métadonnées et la reconnaissance de documents.

Dans ce contexte, nos consultants vous proposent un appui au cadrage technico-fonctionnel de vos idées et projets. Pour aller plus loin, notre équipe conseil vous propose de mettre au point une preuve de concept focalisée sur le cœur de métier de la solution cible.

Au final, il s’agit d’éclairer une prise de décision en sécurisant les parties prenantes (services IT, décideurs, utilisateurs).

Conformité et protection des données

Pour toutes les organisations, l’apparition d’exigences réglementaires telles que le RGPD introduisent l’opportunité de mieux protéger les données et d’atténuer les risques internes tout en respectant les obligations.

Les solutions de gestion de la conformité et des risques proposées par Microsoft 365 permettent d’adresser des besoins comme par exemple : 

  • Identifier, surveiller et protéger automatiquement les informations sensibles
  • Gérer les enregistrements réglementaires, juridiques et stratégiques de votre organisation
  • Contrôler le cycle de vie des contenus à l’aide des stratégies de conservation des données
  • Prévenir la perte de données (DLP)
Les consultants SoSP vous proposent un atelier dédié à ces thématiques incluant de nombreuses démonstrations ainsi que la mise en lumière de bonnes pratiques.

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