GED transverse dans les collectivités

Coter Club 2016

Cette année encore, nous avons eu l’immense plaisir d’être partenaire du Congrès Annuel du Coter Club. Nous avons choisi cette année de parler de circuit de validation et de GED transverse dans les collectivités.

A cette occasion et avec la collaboration de la société Xdemat, nous avons animé un atelier intitulé :

La clé de réussite de la dématérialisation : l’urbanisation de votre système d’information

Pour illustrer ce thème, nous avons présenté un circuit de dématérialisation et de validation de factures utilisant SharePoint 2013 dans une collectivité locale.

 

Cet exemple s’intègre dans une approche de la GED transverse dans les collectivités, prenant en compte la nécessité de faire évoluer la structure actuelle (organisée en silos métier) vers un socle GED transverse permettant d’aboutir à la mise en œuvre d’une GED des pièces justificatives, nécessaire à la mise en oeuvre du PES v2 (Protocole d’Echange Standard).

 

Ce processus utilise 2 briques centrales :

  • La brique « Processus dématérialisés» qui permet une interaction entre le pôle de numérisation et les applications métiers ainsi qu’avec les clients, usagers et partenaires au travers d’un portail e-services
  • La brique « GED transverse » qui, quant à elle, permet de stocker les documents validés grâce aux processus dématérialisés.

Nous illustrons ainsi la possibilité de s’appuyer sur une seule solution GED pour supporter l’intégralité du processus.
Ainsi, la mise en œuvre, l’appropriation de la solution ainsi que la conduite du changement dans la collectivité sont grandement simplifiées et favorisent un retour sur investissement rapide.

Les capacités de SharePoint permettent de capitaliser sur une solution unique pour l’intégration des différents besoins métiers et simplifient la mise en oeuvre d’une GED transverse dans les collectivités !

Ce schéma d’architecture générale positionne différentes briques sur le socle SharePoint.

 

Afin d’apporter une valeur ajoutée supplémentaire, nous proposons l’intégration de la solution iParapheur d’Adullact Projet.

Pour optimiser son fonctionnement, la philosophie retenue est de proposer dans SharePoint une interface unique pour les circuits de validation. Le visa s’effectue simplement à l’aide des workflows SharePoint et, lorsque cela est nécessaire, la solution iParapheur est appelée pour l’acte technique de signature.

Ainsi, l’utilisateur manipule seulement l’interface de GED. Le signataire visualise l’ensemble de ses flux à viser ou à signer (par exemple, un courrier issu de la GED, un flux PES issu d’une gestion financière…).

La démarche proposée gère l’intégralité du cycle de vie d’un document, allant du document dématérialisé jusqu’à son archivage, tout en enrichissant les propriétés relatives à son contenu.

 

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