Se préparer pour SharePoint 2013

Première journée, la proposition de valeur SharePoint 2013 est forte, aussi les velléités à migrer seront nombreuses… autant s’y préparer !

Aussi, pour tirer le meilleur parti de SharePoint 2013 et se préparer à migrer, il parait important :

  • d’identifier et qualifier objectivement les fonctionnalités clefs de SharePoint 2013 pour votre organisation ;
  • de prendre du recul sur l’usage de SharePoint au sein de votre organisation ;
  • d’intégrer le retour d’expérience des précédentes opérations de migration.

SHAREPOINT 2013 : QUOI DE NEUF ?

Parmi les apports clefs de SharePoint 2013 citons :

  • Les fonctionnalités sociales
  • La recherche
  • Les applications mobiles
  • Les Apps

SE PRÉPARER À MIGRER

Prenons l’exemple de la recherche, les apports de la version 2013 sont incontestables mais tirez-vous réellement profit de la recherche avec SharePoint 2010 ?

Les points clefs pour améliorer la pertinence de la recherche concernent l’organisation de vos données dans les bibliothèques de documents :

  • Renseigner correctement le titre de chaque document
  • Utiliser des métadonnées en remplacement/complément des dossiers

Vous pouvez aussi vous poser la question de reconsidérer les sources de contenu que vous analysez pour alimenter vos index de recherche. En effet, une analyse attentive des rapports de recherche vous permettra peut-être d’identifier des sources de contenus peu ou pas utilisée.

Concernant les fonctionnalités « sociales » (RSE), il faut insister sur l’importance des profils utilisateurs. En effet, outre les informations renseignées directement par les utilisateurs, la base de profils peut s’enrichir avec des informations issues de différents repository. Cependant, ces opérations nécessitent une planification minutieuse en commençant par définir comment les informations du profil utilisateur vont être utilisées. Un autre point concerne la gouvernance RSE : que peuvent faire les utilisateurs?

My Site est central dans l’expérience RSE de SharePoint 2013. Aussi, Il faut également préciser que les bibliothèques de documents sont activées par défaut et non débrayables sauf à désactiver My Site ce qui pénaliserai fortement l’expérience RSE. Sur ce point encore, l’impact sur l’infrastructure est non négligeable.

Une petite révolution concerne les Apps. Au-delà du changement de métaphore (Everything’s an App), vous devez sans doute considérer la mise en place de votre magasin interne d’Apps validés par L’IT. Cette approche suggère la mise en œuvre d’une offre de service « sur étagère » pour vos clients internes ce qui nécessite un travail de planification conséquent.

Avec les nouvelles applications pour les mobiles, les Offices Web Apps et la tendance BYOD vous devez vous attendre à une forte demande de la part de vos utilisateurs. Aussi, les utilisateurs s’attendent à ce que cela fonctionne en tout lieu ! Pour cela encore, vous devez vous assurer que votre infrastructure est prête (publication, disponibilité, sécurité).

POUR FINIR, UNE PETITE CHECK-LIST GÉNÉRALISTE DE PRÉPARATION :

  • Auditer puis supprimer les collections de sites et sous-sites non utilisées
  • Identifier puis reconsidérer les listes volumineuses
  • Inventorier les solutions développées et confirmer leur pertinence en termes d’usages
  • Identifier les listes avec de nombreuses colonnes et supprimer les colonnes inutiles (ce type de liste peut provoquer un échec de migration)
  • Envisager de déplacer certaines collections de sites au sein de bdd de contenus séparées
  • Supprimer les versions obsolètes des documents (migration plus rapide)
  • Inventorier les sites dont la mise à niveau visuelle 2007 -> 2010 n’a pas été traitée et finaliser ce travail
  • Détruire les collections de sites orphelines ou dupliquées au sein des bdd de contenus

Travail assez conséquent en fait… autant s’y mettre rapidement.

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