La gestion et la diffusion de la documentation d’un système de management par la qualité se confronte à de nombreux défis :
- Gestion du cycle de vie des documents et des habilitations à chaque étape
- Suivi complexe de la diffusion « pour information » et « pour application »
- Faible adhésion de certaines populations d’utilisateurs en raison de la complexité pour trouver un document
Ces difficultés traduisent souvent un manque d’intégration à l’environnement bureautique habituel des utilisateurs qui doivent se connecter sur un système d’information dédié et complexe.
Pour répondre à ces défis nous avons créé SoQual, la GED Qualité 100% Microsoft 365 !
La gestion et la diffusion de la documentation d’un système de management par la qualité se confronte à de nombreux défis :
- Gestion du cycle de vie des documents et des habilitations à chaque étape
- Suivi complexe de la diffusion « pour information » et « pour application »
- Faible adhésion de certaines populations d’utilisateurs en raison de la complexité pour trouver un document
Ces difficultés traduisent souvent un manque d’intégration à l’environnement bureautique habituel des utilisateurs qui doivent se connecter sur un système d’information dédié et complexe.
Pour répondre à ces défis nous avons créé SoQual, la GED Qualité 100% Microsoft 365 !
3 ÉTAPES SIMPLES
POUR VOS DOCUMENTS QUALITÉ
①
Création et révision
A cette étape nous tirons profit de l’intégration M365+Teams
- SharePoint
- Intégration Office, coédition
- Look n feel moderne et intuitif
- Teams
- Intégration avec la Power Platform
- OneDrive
②
Validation
Etape 2, booste des workflows avec la Power Platform
- Armoires GED personnalisées pour chaque domaine métier
- Industrialisation de la GED
- Intégration GED et Teams autour des processus métier
- Centre de recherche transverse et par domaine métier
- Workflows de validation avec fonctionnalités de classe entreprise
- Gestion du cycle de vie de A à Z
- Robot d’intégration avec codes à barres
- Connecteurs avec parapheurs et applications métier
③
Publication
Pour finir, publication sur un espace intranet dédié à la qualité !
- Rétention de données
- Gestion des enregistrements
- Prévention de la fuite de donnée
- EDiscovery
- IA
3 ÉTAPES SIMPLES
POUR VOS DOCUMENTS QUALITÉ
①
Création et révision
A cette étape nous tirons profit de l’intégration M365+Teams
- SharePoint
- Intégration Office, coédition
- Look n feel moderne et intuitif
- Teams
- Intégration avec la Power Platform
- OneDrive
②
Validation
Etape 2, booste des workflows avec la Power Platform
- Armoires GED personnalisées pour chaque domaine métier
- Industrialisation de la GED
- Intégration GED et Teams autour des processus métier
- Centre de recherche transverse et par domaine métier
- Workflows de validation avec fonctionnalités de classe entreprise
- Gestion du cycle de vie de A à Z
- Robot d’intégration avec codes à barres
- Connecteurs avec parapheurs et applications métier
③
Publication
Pour finir, publication sur un espace intranet dédié à la qualité !
- Rétention de données
- Gestion des enregistrements
- Prévention de la fuite de donnée
- EDiscovery
- IA
La simplicité du dispositif permet de surfer sur l’intégration Microsoft 365 + Teams afin de booster la fréquentation de la base documentaire qualité.
PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS
PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS
Espace création/révision/validation
- Page d’accueil personnalisable
- Intégration SharePoint & Teams
- Gestion du cycle de vie des documents
- Gestion riche des métadonnées (processus, sous-processus, …)
- Paramétrage des circuits de validation simple et intuitif sans aucune connaissance technique
- Fonctionnalités de workflow de validation de classe entreprise (circuits parallèles et série, escalade, délégation, gestion des relances…) basées sur la Power Platform
- Centralisation des tâches de validation
- Gestion des alertes
- Gestion de la diffusion pour information / pour application
- Publication automatique sur l’espace dédié avec conversion PDF si nécessaire
Espace de création/révision/validation
- Page d’accueil personnalisable
- Intégration SharePoint & Teams
- Gestion du cycle de vie des documents
- Gestion riche des métadonnées (processus, sous-processus, …)
- Paramétrage des circuits de validation simple et intuitif sans aucune connaissance technique
- Fonctionnalités de workflow de validation de classe entreprise (circuits parallèles et série, escalade, délégation, gestion des relances…) basées sur la Power Platform
- Centralisation des tâches de validation
- Gestion des alertes
- Gestion de la diffusion pour information / pour application
- Publication automatique sur l’espace dédié avec conversion PDF si nécessaire
Espace de Publication
- Page d’accueil personnalisable basée sur SharePoint
- Intégration possible d’une carte des processus navigable
- Centre de recherche intégré
- Facettes de recherche basées sur les métadonnées
- Modèles d’affichage pour des résultats de recherche personnalisés
- Visualisation des documents dans le navigateur
- Alertes sur critères métier
- Mise en forme spécifique pour les documents arrivés à expiration
Espace de Publication
- Page d’accueil personnalisable basée sur SharePoint
- Intégration possible d’une carte des processus navigable
- Centre de recherche intégré
- Facettes de recherche basées sur les métadonnées
- Modèles d’affichage pour des résultats de recherche personnalisés
- Visualisation des documents dans le navigateur
- Alertes sur critères métier
- Mise en forme spécifique pour les documents arrivés à expiration
Intégré
Rapide
Simple
Intuitif
Interactif
Sécurisé
Bénéfices pour les utilisateurs
-
Expérience de recherche simple et intuitive
-
Tous mes documents accessibles depuis un lieu unique
-
Intégration à l’environnement bureautique (Office) et collaboratif (Teams)
-
Un seul outil pour tout le cycle de vie du document
-
Partage de documents simple et rapide
-
Vision transversale de toutes les données disponibles
Bénéfices pour l’organisation
-
Une meilleure collaboration
-
Le travail en mobilité et le télétravail facilité
-
Des équipes plus agiles et plus disponibles
-
Standardisation des modèles et processus
-
Elimination des doublons (coûts de stockage)
-
Sécurisation du patrimoine documentaire
-
Prise en compte du cycle de vie complet jusqu’à l’archivage
Une expérience en développement GED de
1
ANNÉES
Une solution déployée en seulement
1
JOUR
Une recherche effectuée en seulement
1
